Botschaften nachvollziehbar vermitteln

14.12.2008 von Tomas Bohinc.

Bei einer Präsentation kommt es nicht nur darauf an, was Sie sagen, sondern auch, wie Sie es sagen. Je klarer die Struktur Ihrer Argumente ist, umso leichter kann Sic von Ihren Zuhören nachvollzogen werden. Dazu muss die Argumentationsfolge so aufgebaut sein, dass die Teilnehmer gut folgen können. Wichtige Aspekte müssen wiederholt werden, damit sie haften bleiben. Dies erleichtert den Teilnehmern die Orientierung und er behält sich das, was Sie sagen viel besser.

Bei Projekttpräsentationen haben sich die folgenden Strukturen bewährt:

Nutzenargumentation: Sie stellt den Nutzen des Projektes in den Vordergrund. Sie ist immer dann hilfreich, wenn man die Zielgruppe von dem Projekt überzeugen will. In ihr wird zunächst das Problem dargestellt. Dann werden Vorschläge für die Lösung des Problems gemacht und zum Abschluss die Kosten und der Nutzen der Problemlösung aufgezeigt. Bei der Präsentation des Projektes vor einem Vorstand heißt dies: Sie beginnen mit der Darstellung des Problems aus der Sicht des Vorstandes. Dann zeigen Sie auf, wie durch den Projektvorschlag das Problem gelöst wird. Dazu gehört zum einen die fachliche Lösung, dann aber auch eine Übersicht über den Verlauf des Projektes mit den wichtigen Meilensteinen. Zum Abschluss zeigen Sie den Nutzen für den Vorstand auf und stellen dar, was das Projekt kostet.

Problemlösungsargumentation: Die Argumentation für eine Problemlösung stellt eine Lösung für ein Problem in den Vordergrund. Sie ist dann hilfreich, wenn Sie eine Entscheidung vom Auftraggeber oder dem Lenkungsausschuss brauchen. Die Argumentation beginnt mit der Beschreibung der Ist-Situation, die möglichst objektiv dargestellt wird. Danach werden die Ursachen für die Situation aufgezeigt. Im nächsten Schritt wird dann dargestellt, wie die Situation nach der Problemlösung sein soll. Dann wird dargestellt, mit welchen Maßnahmen das Problem gelöst wird. Die Argumentation schließt damit, dass die von den Teilnehmern zu treffende Entscheidung klar dargestellt wird.

W-Fragen-Argumentation: Sie orientiert sich an den Fragewörtern Warum? Was? Wann? Wer? Wie? Sie wird genutzt, um sachlich über das Projekt zu informieren. Mit der Antwort auf die Frage Warum? wird der Grund für das Projekt erläutert. Mit der Antwort auf die Frage Was? wird der Inhalt des Projektes erklärt. Hinter der Antwort auf die Frage Wann? verbergen sich der Projektplan und die Meilensteine. Die Antwort auf die Frage Wer? ist dann die Darstellung des Projektteams mit seinen Funktionen und die Antwort auf die Frage Wie? beschreibt schließlich, mit welcher Methode oder Verfahren das Projekt realisiert wird.

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